Päivitetty 20.11.2024.
Rekisterinpitäjä
Tiina ja Antti Herlinin säätiö sr
Y-tunnus 2597856-6
Puistokatu 4, 00140 Helsinki
Rekisterien nimet
Avustus-, lahjoitus- ja apurahahakijarekisteri,
Avustus-, lahjoitus- ja apurahasaajarekisteri
Sidosryhmärekisteri
Rekistereistä vastaavat yhteyshenkilöt
Avustus-, lahjoitus- ja apurahahakijarekisterin sekä avustus-, lahjoitus- ja apurahasaajarekisterin osalta:
Oona Oikarinen, tietosuojavastaava
Sidosryhmärekisterin osalta:
Pauliina Savola, viestinnän asiantuntija
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja kerätään ja käsitellään säätiön toiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi eli käsittely perustuu säätiön oikeutettuun etuun. Säätiöllä on myös lakisääteinen velvollisuus kerätä henkilötietoja myönnetyistä avustuksista, lahjoituksista ja apurahoista mm. viranomaisille tehtäviä ilmoituksia varten. Erikseen määritellyissä tilanteissa käsittelyn perusteena voi myös olla henkilön itsensä antaman suostumus.
Avustus-, lahjoitus ja apurahahakijarekisteri
Säätiölle osoitettujan avustus-, lahjoitus- ja apurahahakemusten rekisteri avustus-, lahjoitus ja apurahapäätösten tekemistä varten.
Avustus-, lahjoitus- ja apurahasaajarekisteri
Myönnettyjen avustusten, lahjoitusten ja apurahojen seurantaa ja maksatuksia sekä viranomaisille tehtävien ilmoitusten tekemistä varten.
Sidosryhmärekisteri
Tietoja käsitellään säätiön toiminnasta tiedottamista ja sidosryhmiin yhteydenpitoa varten.
Yllä olevien lisäksi mahdollinen tilastointi- ja tutkimuskäyttö.
Rekisterien tietosisältö
Avustus-, lahjoitus- ja apurahahakijarekisteri
Avustus-, lahjoitus- tai apurahahakijan nimi, asema tai ammatti, yhteystiedot, henkilötunnus tai y-tunnus, organisaatio, haetun avustuksen, lahjoituksen tai apurahan käyttötarkoitus tai laatu, summa ja hakemisaika, hakijan suorittamat tutkinnot, suosittelijat, hakijan ilmoittamat kolmen edellisen vuoden aikana saadut rahoitukset, hakijan ilmoittamat vireillä olevat muut avustus-, lahjoitus- tai apurahahakemukset, suosittelut ja lausunnot, muut mahdolliset hakijan lähettämät hakemuksen liitteet (tutkintotodistukset, ansioluettelot, portfoliot, tutkimus- tai hankesuunnitelma, julkaisuluettelo, toimintakertomukset yms.) ja mahdolliset sähköpostiviestit säätiön ja hakijan välillä tarpeellisilta osin.
Avustus- ja apurahasaajarekisteri
Edellisten tietojen lisäksi avustuksen, lahjoituksen tai apurahan myöntöpäivä ja summa, avustuksen tai apurahan maksuyhteystiedot sekä väli- ja loppuraportit.
Sidosryhmärekisteri
Sidosryhmään kuuluvan henkilön nimi, organisaatio, sähköpostiosoite.
Henkilötietojen tietolähteet
Avustuksia, lahjoituksia ja apurahoja koskevat rekisterit:
Hakemuksessa ja sen liitteissä olevat tiedot kerätään hakijoilta sekä tarvittaessa muilta rahoitustahoilta. Lähettämällä hakemuksen tai maksatuspyynnön hakija suostuu siihen, että hänen tietojaan käsitellään käyttötarkoitusten mukaisella tavalla.
Hakijan tulee hankkia suostumus työryhmänsä jäseniltä ja lausunnonantajiltaan ennen näiden henkilötietojen luovuttamista säätiölle.
Ulkopuolisen suosituksenantajan tiedot saadaan hakijalta ja ja itse suosituksen tiedot suosituksenantajalta. Suosittelija myöntää oikeuden suosittelun ja tarvittavien henkilötietojensa tallentamiseen suosittelua antaessaan.
Säätiön omat arvioijat toimittavat arvionsa hakemuksesta. Arvioija myöntää oikeuden arviointinsa ja tarvittavien henkilötietojensa tallentamiseen suosittelua antaessaan.
Sidosryhmärekisteri
Rekisteri koostuu uutiskirjeen vastaanottajista ja säätiön järjestämiin tilaisuuksiin osallistuneista tai muutoin säätiön tarkoitusta toteuttavaan yhteistyöhön osallistuneista.
Henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietoja käsittelevät säätiön hallintojohtaja, toiminnanjohtaja, kehitysjohtaja tai ympäristöhankkeiden johtaja, säätiön erikseen määrittelemät arvioijat, hakijan nimeämät suosittelijat, säätiön hallitus, teknistä tukea antavat henkilöt, tilitoimiston nimetyt käyttäjät, tilintarkastajat ja toiset apurahojen myöntäjät sekä sidosryhmärekisterin osalta ne työntekijät, joilla on työtehtävän mukaiset käyttövaltuudet ja oikeus käsitellä kyseistä asiaa.
Tietoja näytetään vain siinä laajuudessa, kuin se on vastaanottajaryhmän toiminnan kannalta tarpeellista.
Kaikilla edellä mainituilla tietoja käsittelevillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus koskien säätiön rekistereiden henkilötietoja.
Henkilötietojen suojaus
Säätiö suojaa tietoja tarpeellisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.
Hakemusjärjestelmän toimittaja huolehtii henkilötietojen käsittelijänä sopimuksen mukaisesti omalta osaltaan tietojen suojauksesta tarpeellisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein ja käsittelee tietoja ainoastaan säätiön kanssa tehdyn sopimuksen ja toimeksiantojen mukaisesti.
Säätiön sähköisen hakemusjärjestelmän käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Järjestelmään kirjautuminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa ja järjestelmän käyttö tapahtuu valvotusti salatun SSL-yhteyden kautta.
Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat palomuurein ja muilla tarpeellisilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt edellä määritellyt henkilöt.
Sidosryhmärekisterin henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina säätiön tietojärjestelmissä ja MailChimp-palvelussa. TAH-säätiön tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee on suojattu tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. MailChimp toimii henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjän kanssa tekemänsä sopimuksen mukaisesti. MailChimp vastaa osaltaan tietosuojalainsäädännön noudattamisesta. Henkilötietoja voidaan käsittelijän toimesta käsitellä myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolella, mutta käsittelijä on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia velvoitteita tietojen siirroissa.
Rekisteröityjen oikeus päästä omiin tietoihinsa
Avustuksen-, lahjoituksen tai apurahanhakija ja -saaja pääsee kirjautumaan järjestelmään ja näkemään kaikki hänen antamansa rekisterissä olevat tiedot avaamalla hakulomakkeen esikatselun tai maksutiedot- tai raportointivälilehden. Ajantasaiset yhteystiedot hän pääsee näkemään ja muuttamaan kohdasta Asetukset – Henkilötiedot.
Avustuksen-, lahjoituksen- tai apurahanhakijalla ja -saajalla on oikeus ja velvollisuus korjata virheelliset tiedot. Jos hänellä on asiaa koskevaa pyyntö tai kysyttävää, voi hän osoittaa ne säätiön asiamiehelle järjestelmän sisäisellä viestillä tai henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä postiosoitteeseen: Tietosuojavastaava, Tiina ja Antti Herlinin säätiö, Puistokatu 4, 00140 Helsinki. Tarkastus on maksuton, jos se tapahtuu enintään kerran vuodessa.
Hakijalla on oikeus peruuttaa hakemus, jolloin hakemusta ei arvioida. Mikäli hakemuksesta on jo tehty päätös, ei hakemuksen tietoja voida kokonaan poistaa järjestelmästä.
Hakijalla ja saajalla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli hän katsoo henkilötietoja käsitellyn virheellisesti.
Hakijalla ja -saajalla ei ole tarkastusoikeutta hakemuksen arviointitietoihin eikä tilastotarkoituksiin kerättyihin tietoihin.
Sidosryhmärekisteriin kuuluvalla on oikeus tietää hänestä rekisteriin tallennetut tiedot, jotka saa pyytämällä rekisterin ylläpitäjältä.
Mahdolliset paperiaineistot
Säätiö ei pääsääntöisesti säilytä henkilötietoja paperiaineistona, mutta jos tällaista aineistoa on olemassa, säilytetään sitä lukituissa ja teknisesti pääsyvalvotuissa tiloissa, joihin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
Henkilötietojen luovutus
Maksetut avustukset, lahjoitukset ja apurahat ilmoitetaan verohallinnolle verolakien sekä Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle maatalousyrittäjien eläkelain mukaisesti.
Myönnettyjen avustusten, lahjoitusten ja apurahojen saajat ja määrät sekä mahdollisesti myös tutkimuksen/ hankeen tiivistelmät julkaistaan säätiön verkkosivuilla ja vuosikertomuksessa. Säätiö voi luovuttaa tietoja toisille avustusten, lahjoitusten tai apurahojen myöntäjille. Säätiö on saanut avustusten, lahjoitusten ja apurahansaajiltaan nimenomaisen suostumuksen tällaisten tietojen luovuttamiselle.
Sidosryhmärekisterin henkilötietojen käsittelijänä voi toimia säätiölle sidosryhmäyhteydenpitoa toteuttava palveluntarjoaja, jonka kanssa säätiö on sopinut henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Henkilötietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Säätiö käsittelee ja säilyttää henkilötietoja pääsääntöisesti EU:n tai Euroopan talousalueella. Säätiö voi kuitenkin käyttää palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja myös näiden alueiden ulkopuolella. Tällöin tietojen suojaamisesta huolehditaan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Henkilötietojen säilyttäminen
Hylättyjen avustus-, lahjoitus- ja apurahahakemuksia koskevat tiedot poistetaan hakemusvuoden päättyessä, lukuunottamatta tilastointia ja tieteellistä tai historiallista tutkimustarkoitusta varten tarvittavia tietoja.
Myönnetyistä avustuksista, lahjoituksista ja apurahoista säilytetään tiedot kirjanpitolain edellyttämän ajan.
Päätöspöytäkirjojen liitetiedot säilytetään pysyvästi.
Henkilötietojen poistaminen
Säätiö voi pyynnöstä poistaa avustuksen-, lahjoituksen- tai apurahanhakijan/-saajan/ rekisteröidyn tiedot rekisteristään, mikäli jokin seuraavista perusteista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin,
- rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta,
- henkilötietoja on käytetty lainvastaisesti.
Pyyntö on tehtävä yksilöidysti, kirjallisesti ja henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen:
Tietosuojavastaava
Tiina ja Antti Herlinin säätiö sr
Puistokatu 4
00140 Helsinki
Sidosryhmärekisteristä omat henkilötietonsa voi poistaa ottamalla yhteyttä rekisterin ylläpitäjään tai uutiskirjeen tilaajien osalta perumalla tämän tilauksen painamalla uutiskirjeen lopussa olevaa, tarkoitusta varten varattua linkkiä.
Verkkosivujen evästekäytäntö
Eväste on pieni tiedosto, jonka verkkosivusto varastoi vierailijan tietokoneelle ja jonka vierailijan selain tarjoaa verkkosivulle joka kerta vierailijan vieraillessa sivustolla. Säätiö käyttää verkkosivuillaan evästeitä seuratakseen liikennettä säätiön verkkosivuilla ja säätiön sähköisessä apurahajärjestelmässä. Evästeitä ei käytetä markkinointiin tai mainostamiseen. Evästeet voi poistaa käytöstä tai asettaa selaimen asetuksista evästeille hälytyksen.